Break out rooms oavsett videoverktyg – är det möjligt?

Ja det är möjligt, kanske inte med samma enkelhet som du kan göra det i Zoom eller andra verktyg som har en inbyggd funktion för det. Däremot kan vi med vilja, lite extra arbetsinsats och finurlighet skapa en typ av grupprum på video för våra deltagare.

En massa små möten

Det vi egentligen skapar är en massa små möten som sker över en kurs. Säg att du vill kunna dela in din grupp i fyra subgrupper. Då kommer du att skapa fyra ytterligare möten. Vill du byta gruppkonstellation över kursens gång kan du skapa fler omgångar av extra möten.

Bildtolkning: Texten massor av små möten och många olika bilder av personer som har möten via datorer, telefoner och surfplattor.

En förutsättning här är att du har delat in dina grupper manuellt, gärna i förväg.

Detta arbetssätt påminner mer om den klassiska klassrumsvarianten där du skickar ut dina deltagare under en tidsperiod och förutsätter att de kommer att komma tillbaka i tid.

Detta kräver en viss disciplin från dina deltagare. Att utse en tidshållare i varje grupp kan vara ett bra stöd i att få dem att komma tillbaka i tid.

Kalla via mail

Utöver din huvudsession så skapar du fyra möten som du döper till ex grupp 1, grupp 2 osv. Till varje grupp skickar du en mailinbjudan utöver det huvudsakliga mötet. Varje deltagare får då två kallelser och i din kalender kommer du ha totalt 5 möten. Se till att dina inställningar tillåter deltagarna att starta mötet i grupperna utan att du är närvarande. Vill du ha flera olika konstellationer av grupper vid olika tidpunkter kan du lägga in grupprum på flera ställen i din kalender men bjuda in de grupper du vill ha för varje omgång. Ska samma grupp träffas flera gånger kan du istället ge dem en längre tid att hoppa in och ut ur.

Bildtolkning: exempel på hur din Google-kalender som kursledare skulle kunna se ut om du lagt in en utbildning mellan 09.00-16.00 men fyra olika gruppmöten 10.00-11.00 och fyra gruppmöten 14.00-15.00.

Tilldela grupp med länk

Du kan också använda möteslänkar i chatten för att skicka deltagarna till sina rum och på din skärm hänvisa varje individ till sitt grupprum.

På din presentation visar du upp de olika grupperna med namn och nummer. I chatten publicerar du alla länkar med gruppnamn före:

  • Grupp 1 : Länk
  • Grupp 2 : Länk
  • osv

För att göra övergången tillbaka till huvudrummet brukar jag i varje grupp utse en tidsansvarig som också får länken för att komma tillbaka till huvudmötet så att hen kan lägga det i chatten i gruppens rum.

Även här är det viktigt att deltagarna kan starta upp mötet utan dig.

TEAMS: Tilldela via kanaler

I Teams kan du skapa kanaler där deltagarna kan chatta och ha egna videomöten.

Bildtolkning: Vy i den allmänna kanalen i ett utbildningsteam med olika meddelanden och flikar.

Här kan du antingen döpa kanalerna med namnen på dem som ska vara i kanalen eller döpa dem med namn/nummer och via din presentation berätta vem som ska till vilket rum. Fördelen med den senare varianten är att du kan använda samma rum men skicka olika konstellationer av deltagare dit under kursens gång.

Bildtolkning: exempel på hur kanalen för grupp 1 skulle kunna se ut när gruppen går in där första gången.

Här kan du välja mellan att starta upp mötena själv i förväg (du kan bara starta ett begränsat antal möten) eller instruera deltagarna om hur de ska göra för att starta mötet och kanske tilldela en ansvarig per grupp som går in i kanalen och startar upp videmötet. Jag föredrar det senare då jag annars är begränsad i antalet grupper jag kan ha.

OBS! notera att detta koncept bara fungerar om du bjuder in deltagarna till ditt Team! Att bara använda möteslänkar via Teams funkar inte då de inbjudna inte kommer åt kanaler, filer mm.

Vill/kan du inte bjuda in till ditt team så kan du fortfarande använda Teams som videoverktyg men får i övrigt använda tekniken med fler möteskallelser eller länkar för att få till dina grupprum.

Informera om hur ni ska göra i förväg

Bildtolkning: Texten informera i förväg med fyra bilder föreställande olika konstellationer av personer som ger information via mail, skärm och text.

För att detta ska fungera så smidigt som möjligt så rekommenderar jag att skicka ut en tydlig instruktion i samband med kallelsen där du förklarar hur dessa grupprum kommer att användas. Bifoga gärna en manual eller lathund för hur deltagarna ska gå fram och tillbaka mellan mötena/kanalerna som de kan konsultera när de känner sig osäkra.

Bildtolkning: texten Testmöten för nybörjare och bilder på personer som hälsar på varandra via telefon och chatt.

Om detta är ett väldigt nytt arbetssätt i er organisation eller om tekniknivån är låg kan det vara bra att ha ett kort ”testmöte” några dagar innan där osäkra deltagare kan ansluta och få träna på att röra sig fram och tillbaka mellan rummen.

Vill du ge dina deltagare lite extra stöd kan en kort instruktionsfilm vara ett bra och uppskattat komplement.

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com-logga

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut /  Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut /  Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut /  Ändra )

Ansluter till %s